Електронний документообіг в Україні: як все працює

Запровадити електронний документообіг (ЕДО) можна як на підприємстві, так і між контрагентами. ЕДО є одним з інструментів автоматизації бізнес-процесів, який дозволить суттєво зекономити час і кошти суб’єкту господарювання.

Тривалий час цьому спрощенню перешкоджала недостатність законодавчого обґрунтування. Проте завдяки нещодавнім законодавчим змінам український бізнес може полегшити собі життя та перейти на електронний документообіг.

Для електронного документообігу властиві наступні переваги:

  1. Оперативний доступ до документів, швидкість у виправленні паперів.
    2. Ефективне управління рухом документів.
    3. Всі структури компанії можуть працювати в єдиному інформаційному просторі – це дозволяє прискорити узгодження документів і прийняття рішень.
    4. Підвищення виконавської дисципліни (так як ЕДО дозволяє визначати відповідального за виконання документа в кожен момент часу), підвищення продуктивності співробітників.
    5. Безпека і збереження документів – шифрування даних дозволяє запобігти спробам несанкціонованого використання інформації.
    6. Виняток дубляжу документації.
    7. Зниження фінансових витрат на документообіг і діловодство.
    8. Удосконалення процедури підготовки, подачі / доставки, обліку та зберігання документів, їх аутентифікація, цілісність, конфіденційність і неспростовність.
    9. Швидкий і надійний обмін електронними документами з партнерами, контрагентами незалежно від віддаленості адресата.

В системі підтримується робота з електронним цифровим підписом (ЕЦП). Ви можете підписувати документи і їх поля за допомогою електронного цифрового підпису. Такий підпис гарантуватиме цілісність і автентичність відбитку даного документа. Ніхто, крім автора документа, не зможе внести зміни в нього так, щоб про це не стало відомо під час перевірки ЕЦП.

Електронний документообіг дозволяє створити єдиний інформаційний простір, інтегруючи в інформаційний вузол усі документальні системи. Інтеграція здійснюється без втрати якості роботи з документами, зі збереженням традицій діловодства. Основа подібної інтеграції – надійне сховище документів і взаємодіючі з ним системи документообігу. Всі документи зберігаються в єдиному сховищі, що дозволяє забезпечити оптимальний пошук і відбір інформації при підготовці матеріалів. Однак робота з архівними документами є важливим етапом при підготовці нових матеріалів. Інтеграція архіву ЕД у єдиний інформаційний простір організації дозволить зробити доступ до архівних матеріалів оперативним і ефективним. Доступ до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні технології документування, зберігання і передання документів, тобто перехід на принципово нові способи організації інформації і доступу до неї, ставлять перед службою діловодства нові наукові і прикладні завдання.

Отже, електронний документообіг − прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи фірм, установ і організацій, який включає в себе сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення ЕД. Інтегруючи в інформаційний вузол усі документальні системи, електронний документообіг дозволяє створити єдиний інформаційний простір.  Така робота здійснюється без втрати якості роботи з документами, зі збереженням традицій діловодства.

Інші новини